Oslo kommune

3. utgave 2002 Oslo kommunes nye arkivnøkkel ble innført 01.01.1996. Fra dette tidspunkt skal bare denne arkivnøkkelen brukes av Oslo kommunes virksomheter. Arkivnøkkelen er en plan for oppstilling av det emnebaserte saksarkivet, og omleggingen til ny nøkkel gjelder bare dette. Der det er behov for dette, kan den enkelte virksomhet selv bygge nøkkelen videre ut. Alle slike utbygginger skal godkjennes av byarkivaren før de tas i bruk.

Samtidig med at ny nøkkel ble innført, ble det innført et skarpt periodeskille i alle kommunale virksomheter. Heretter skal arkivene avsluttes etter hvert 5. år. Vi viser til Oslo byarkivs kompendium i arkivperiodisering.

Hovedansvarlig i Oslo byarkiv for utarbeidelsen av selve arkivnøkkelen har vært arkivkonsulent Marcia Berg i samarbeid med arkivar Leif Thingsrud. Ansvarlig for innføring av arkivnøkkelen har vært førstekonsulent Aina Bækken. Arbeidet har vært utført i en arkivnøkkelkomité, som i tillegg til de ansvarlige i Oslo byarkiv har bestått av:

Øyvind Andersen, Sentraladministrasjonen
Laila Dolven, Bystyrets sekretariat
Karin Hansen, Bydel 24 Røa
Vigdis Palkin, Bydel 1, Frogner
Berit Aaberg, Plan- og bygningsetaten

En referansegruppe med representanter for mer enn 70 ulike virksomheter i Oslo kommune har underveis blitt forelagt utkast til nøkkel på de enkelte klasser og grupper og har meldt sine synspunkter og forslag til prosjektgruppen.

BRUK AV ARKIVNØKKELEN
For emnebaserte saksarkivet er det sakens innhold som er ordningsgrunnlag. Arkivnøkkelen består av en innledning, en systematisk del og et alfabetisk stikkordregister. Den systematiske delen gir en oversikt over de forskjellige saksområdene vi har innen den samlede kommunale virksomhet og forteller på hvilket arkivnummer en sak skal arkiveres. Oppbyggingen leder fra det generelle til det spesielle og fra det prinsipielle til det rutinemessige.

Desimalsystemet
Nøkkelen er bygd opp etter desimalsystemet, trinn for trinn. Emneområdene er delt inn i ti klasser, fra 0 til 9. Sifferet 0 kommer alltid først. Hovedgruppene deles igjen i inntil ti grupper, som igjen deles i undergrupper.

1. trinn KLASSER 0 - 9
2. trinn HOVEDGRUPPER 00 - 99
3. trinn GRUPPER 000 - 999
4. trinn UNDERGRUPPER 000.0 - 999.9

0 - Generelt
Koden 0 som sluttsiffer er gjennom hele nøkkelen reservert generelle saker innenfor et emne. Det har vist seg at mange brukere av nøkkelen forveksler "generelt" med "annet vedrørende".

Under generelt legges, om ikke noe annet går uttrykkelig fram av underinndelingen på det aktuelle punktet, følgende saker:

- Lover, forordninger, kgl. resolusjoner, instrukser og retningslinjer
- Statistikk
- Overordnede planer for arbeidsområdet
- Års- og terminplaner og tilhørende rapporter der disse ikke er plassert på eget arkivnummer

9 - Annet vedrørende
Koden 9 som sluttsiffer er gjennom hele nøkkelen benyttet for "annet vedrørende". Her legges saker som ikke faller naturlig inn i noen av emnene i den oppgitte underinndelingen. Særlig rutinemessige forespørsler og annet av svært kortvarig interesse kan med fordel plasseres der. Hvis det skulle komme større, nye saksområder, skal Oslo byarkiv rådføres m.h.t. om eventuelle ledige undergrupper kan benyttes.

Ledige numre
Den enkelte virksomhet kan ikke benytte ledige numre uten etter tillatelse fra byarkivaren. I en del tilfeller er nøkkelen ikke utbygd på 3. eller 4. trinn. Hovedgruppe- eller gruppenummeret er da fullstendig klassering.

Lokale utbygginger
Dette er særlig aktuelt hvor man har sine spesielle fagsaker. Ofte er slike emner ikke bygd videre enn 3. trinn i fellesnøkkelen.

Lokale utbygginger på 4. og eventuelt 5. trinn skal følge de samme prinsippene som nøkkelen ellers, og alle utbygginger skal, som nevnt overfor, godkjennes av byarkivaren før de tas i bruk.

Numre som slutter på 9 skal ikke bygges videre ut.

Det vedlagt ruteark kan kopieres og brukes ved innsending av forslag til lokal utbygging av arkivnøkkelen.

Enstype- og samlemapper
I en del tilfeller faller det unaturlig å inndele en gruppe eller undergruppe etter emne. I slike tilfeller benyttes enstype- eller samlemapper med andre ordningsprinsipper, eks. alfabet, kronologi, GAB-nummer. En slik underinndeling kan komme som erstatning for eller som tillegg til den alminnelige desimalinndelingen.

Med enstypemapper mener vi mapper med relativt ensartet materiale, eks. søknader om barnehageplass, og hvor hele innholdet er å klassere på dette nummeret.

Med samlemapper mener vi mapper på enkelte institusjoner, bygninger e.l. hvor alt om disse samles, selv om mange av enkeltsakene etter nøkkelen kan plasseres på en rekke forskjellige numre.

I en del tilfeller kan forskjellen på enstype- og samlemapper være noe uklar. Dette skaper imidlertid få problemer så lenge de som bruker nøkkelen er konsekvente i sin klassering av sakene.

Der underinndelingen er i form av enstype- eller samlemapper, kan generelle og andre saker som ikke kan plasseres i mappene, legges direkte på gruppenummeret.

Stikkordregisteret
Bakerst i nøkkelen er et alfabetisk stikkordregister. Her har vi forsøkt å ta inn så mange stikkord som mulig, slik at bruken av nøkkelen skal falle lett, også for de som har liten erfaring med klassering etter arkivnøkkel. Det advares imidlertid på sterkeste mot å klassere direkte fra registret. Dette skal kun brukes for å spore opp under hvilket emne saken kan klasseres.