Oslo kommune

Byarkivet

Til Hovedportal Ledige stillinger Kontakt Om Nettstedet Søk Søk

   
Vår hovedside   
Byhistorie  
Administrasjonshistorie   
Bygning og eiendom    
Slektshistorie   
Privatarkiver   
Rettighetsdokumentasjon   
Retten til innsyn   
Arkivfag   
Alfabetisk register    
     
     
     
   
     
     
 
 

 

Veiledning i arkivering av personalsaker (2001)
 

1 Innledning

2 Personalmapper

3 Personalsaker i sakarkiv

4 Journalføring

5 Oppbevaring og innsyn

6 Bortsetting og periodisering

7 Avlevering

8 Overføring av opplysninger

1 INNLEDNING

1.1 Formål

Formålet med denne veiledningen å etablere felles rutiner for arkivering av personalsaker i Oslo kommune, innenfor rammen av Byarkivets vedtekter og Arkivinstruks for Oslo kommune. Veiledninger erstatter Byarkivets retningslinjer for arkivering av personalsaker fra 1996.

1.2 Definisjoner

Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører virksomhetens forhold til den enkelte ansatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet.

Personalmappe: Mapper på den enkelte ansatte, inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold.

Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til kommunens arkivnøkkel.

Arkiv: Arkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhets arbeid og som oppbevares som en del av virksomhetens informasjonsressurser (lov om arkiv av 4. desember 1992 § 2).

Dokument: Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium.

1.3 Forholdet mellom personalmapper og sakarkiv

Korrespondanse og andre dokumenter vedrørende de ansatte arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet.

2 PERSONALMAPPER

Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i vedkommendes personalmappe.

Personalmappene ordnes som hovedregel etter fødselsnummer.

Vi anbefaler at dokumentene legges i ulike omslag, alt etter hvor lenge de skal bevares: Et omslag med dokumenter som ikke tillates kassert, et annet omslag for dokumenter som kan kasseres og et eget omslag i de tilfeller hvor det oppstår en disiplinærsak/tjenestepåtale.

2.1 Dokumenter som skal bevares for alltid

  • søknad på stilling(er)
  • attester for utdanningarbeidspraksis
  • kompetansegivende kurs og opplæring
  • ansettelsesbrev
  • undertegnet arbeidsavtale/taushetserklæring
  • sikkerhetsklarering
  • dokumenter vedrørende pensjonsforhold og lønnsplassering
  • vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid
  • særskilte avtaler i arbeidsforholdet
  • permisjoner med ansiennitetstap
  • ansiennitetsberegning
  • tildelte hederstegn
  • oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev
  • eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og gjenpart av sluttattest

2.2 Dokumenter som kan kasseres

Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr 56 § 2-7)

  • sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse
  • korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer
  • korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende)
  • permisjoner uten ansiennitetstap
  • fravær
  • stipendier
  • ferier
  • utbetalinger vedrørende personalutvikling
  • lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l.
  • arbeidsmarkedstiltak

Materiale som kan kasseres 5 år etter utgangen av vedkommende regnskapsår (jf. Regnskapsdirektørens sirkulære nr. 3/1983)

  • underbilag, f.eks. akkordsedler, timesedler, stemplingskort, målesedler, lønningskort, materialsedler

Materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen:

  • skattekort
  • gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor, etc

2.4 Disiplinærsaker/tjenestepåtaler

Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 3.1). I henhold til personalreglementet i Oslo kommune § 14, 2. ledd, skal skriftlige tjenestepåtaler i personalmappen makuleres tre år etter at saken er avsluttet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Tilsvarende dokumenter i sakarkivet skal ikke kasseres.

3 PERSONALSAKER I SAKARKIV

Saker av prinsipiell art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere arkivlegges i sakarkivet.

Sakarkivet ordnes etter Felles arkivnøkkel for Oslo kommune.

3.1 Prinsippielle saker

Saker av prinsipiell, presedensskapende art arkiveres i sakarkivet. Henvisning eller kopi av saken legges i personalmappen. Eksempel på slike saker er saker vedrørende yrkesskade, disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 2.4).

Prinsipielle saker skal bevares for ettertiden.

3.2 Ansettelsessaker

Ansettelsessaker arkiveres i sakarkivet.

Følgende dokumenter legges til ansettelsessaker:

  • utlysning
  • søkerlister
  • søknader (kopi for den som blir ansatt)
  • innstilling
  • brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse
  • stillingstilbud, bekreftelse eller avslag
  • gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale

Søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe.

Ansettelsessaker skal bevares, mens søknadene kan kasseres etter fem år. Søknad fra den som har tiltrådt stillingen samt alle søknader på ledende stillinger skal ikke kasseres, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.

3.3 Grupper av arbeidstakere

Saker vedrørende grupper av arbeidstakere skal arkiveres i sakarkivet.

Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker vedrørende personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle ansatte.

4 JOURNALFØRING

Virksomheter i Oslo kommune skal føre journal over alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som saksdokument for virksomheten, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune (1999). Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i virksomhetens felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i sakarkiv eller personalmapper.

Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes søknad om fødselspermisjon, innsendte sykemeldinger og reiseregninger.

For saker som skal arkiveres i personalmappe bør man angi en delarkivkode i journalen (for eksempel P, PERS, eller lignende).

5 OPPBEVARING OG INNSYN

Personalmapper bør låses ned når disse ikke er i bruk. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Det er viktig at personalsaker i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte i den enkelte virksomhet.

Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.

Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv.

6 BORTSETTING OG PERIODISERING

Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert femte eller tiende år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen må skilles ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte.

Det vises for øvrig til Byarkivets veiledning i periodisering.

7 AVLEVERING

Personalmapper avleveres til Byarkivet etter at alt innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Personalmapper og eventuelle bevaringsverdige andre personregistre skal avleveres samlet ca 25 år etter avslutningsdato. Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel avleveres til Byarkivet i avviklingsperioden eller umiddelbart etterpå (se pkt. 9).

8 OVERFØRING AV OPPLYSNINGER

Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter, heller ikke mellom kommunale etater. Byarkivet anbefaler i de fleste tilfeller at det opprettes nye personalmapper, og at utveksling av informasjon skjer i form av kopier etter avtale med arbeidstakeren.

Alternativt kan man i en del tilfeller komme til avtale med Byarkivet om å legge innholdet over i nye mapper i den nye virksomheten, og la de gamle mappene bestå med gode henvisninger til hvor innholdet har tatt veien. Selve omslagene på enkeltmapper skal ikke overføres. Slike overføringer kan ikke foretas til private foretak eller aksjeselskaper.

Tilbake