|
Virksomhetsidé
Byarkivet er kommunens fagetat for dokumentbehandling
og arkiv.
Etaten legger til rette for at kommunens arkiver gir
grunnlag for effektiv saksbehandling og god service
overfor byens innbyggere. Byarkivet bevarer og formidler
arkiver som har rettslig, forvaltningsmessig og kulturell
verdi.
Hovedmål 1
Alle bevaringsverdige arkiver som skapes i Oslo kommunes
virksomheter, på alle lagringsmedia, skal være
oppbevart og ordnet slik at dokumentasjonen er tilgjengelig
i samtid og ettertid.
Delmål
1.1 Alle virksomheter i Oslo kommune skal rutinemessig
avlevere sine bevaringsverdige arkiver til Byarkivet.
Det skal utarbeides standarder og rutiner for sanering
(sletting eller bevaring) og for avlevering av databaser
i kommunens virksomheter.
1.2 I perioden skal 80 % av det historiske etterslepet
på avleveringer av tradisjonelt arkivmateriale
("papirarkiver") til Byarkivet være
hentet inn.
1.3 80 % av det tradisjonelle arkivmaterialet skal
være katalogisert i løpet av perioden.
Spesialarkivene (foto, tegninger, elektronisk materiale)
skal katalogiseres og digitaliseres i henhold til egen
framdriftsplan.
1.4 Byarkivet skal oppbevare hele sin arkivbestand
ordnet og under forskriftsmessige sikkerhetsmessige
forhold og skal etablere spesialdepot for arkivmateriale
som stiller særlige krav til oppbevaring og formidling
(EDB-materiale, foto, tegningsmateriale).
Hovedmål 2
Arkiver i Oslo kommunes virksomheter skal gi grunnlag
for korrekt saksbehandling, god informasjon og publikumsservice.
Arkivene skal tilfredsstille krav til sikkerhet og personvern.
Delmål
2.1 Byarkivet skal heve kompetansen innen arkiv- og
dokumentbehandling i Oslo kommune gjennom kurs, bistand
i virksomhetenes arkivplanarbeid og ved utvikling av
faglige retningslinjer. I løpet av planperioden
skal alle som arbeider i arkiver i Oslo kommune ha fått
tilbud om arkivopplæring i Byarkivets regi.
2.2 Byarkivet skal ivareta systemansvaret for journal-/sak-/arkivsystemer
i Oslo kommunes virksomheter. Alle slike elektroniske
systemer skal tilfredsstille gjeldende NOARK-standard.
Byarkivet skal hvert år aktivt delta i 2-4 prosjekter
for innføring av journal-/sak-/arkivsystemer
i kommunens virksomheter.
2.3 Byarkivet skal utarbeide standarder, retningslinjer,
veiledning og godkjenningsordning for overgang til elektroniske
dokumentarkiver i kommunens virksomheter.
2.4 Byarkivet skal inspisere og kontrollere kommunens
arkiver. I løpet av perioden skal alle kommunens
virksomheter ha vært besøkt, særlig
med sikte på å iverksette de tiltak som
følger av Arkivinstruks for Oslo kommune og forskrifter
til Lov om arkiv.
Hovedmål 3
Byarkivet skal øke interessen for kildematerialet
som Byarkivet forvalter, stille dette til rådighet
for ulike brukergrupper og spre kunnskap om Oslo bys
historie.
Delmål
3.1 Byarkivet skal etableres og utvikles som en samlet,
tilgjengelig og åpen arkivinstitusjon. Byarkivet
skal profilere seg som hovedstadsarkiv, på linje
med byarkiver i andre nordiske og europeiske hovedsteder.
3.2 Byarkivet skal gjennom publikasjoner, utstillinger
og andre informasjonstiltak øke interessen for
Oslos historie og for bruk av originalkilder. Byarkivet
skal utvide sitt tilbud på Internett, blant annet
ved økt tilgang til digitalisert arkivmateriale
og ved at flere databaser gjøres søkbare
via nettet.
3.3 Byarkivet skal i samarbeid med andre institusjoner
sørge for at privatarkiver - bedrifter, organisasjoner
og enkeltpersoner - av særlig betydning for byens
historie blir bevart og lagt til rette for bruk. Byarkivet
skal presentere sitt privatarkivmateriale i den nasjonale
samkatalogen for privatarkiv (gjennom Arkivnett Norge/Internett).
|
