Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium.

Systematisk og fortløpende loggføring/registrering av opplysninger i en journal. Alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal journalføres. Virksomhetsinterne dokumenter kan journalføres.

En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter mm. som inngår i behandlingsforløpet.

Dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og som derfor skal arkiveres.

Samling dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhets arbeid, og som samles som resultat av denne virksomheten. Begrepet benyttes også om oppbevaringssted for arkiv, arkivtjeneste og/eller arkivdepot.

Prinsipp for inndeling og rekkeordning av arkivmaterialet.

Medium for lagring av informasjon. Det skal benyttes godkjent arkivbestandig lagringsmedium for all arkivinformasjon som skal bevares og avleveres.

Rom for oppbevaring av arkivmateriale som er ute av daglig bruk.

Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon. Kassasjon i Oslo kommunes arkiver skal skje i henhold til forskrift om offentlege arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og av Byarkivet.

Arkivmaterialet som det er behov for å bevare for ettertiden.

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. I Oslo kommune er dette Byarkivet.

Oslo kommune

Byarkivet


Vår hovedside
Byhistorie
Administrasjonshistorie
Bygning og eiendom
Slektshistorie
Privatarkiver
Rettighetsdokumentasjon
Retten til innsyn
Arkivfag
Alfabetisk register

Arkivdanning i Oslo kommune

Alle ord i kursiv vil finnes beskrevet i ordlisten

Alle har i blant behov for å ta kontakt med kommunen. Kanskje skal du søke barnehageplass, byggetillatelse eller sykehjemsplass? Eller kanskje ønsker du innsyn i bestemte dokumenter fordi du er part i en sak? Da kan det være greit å vite litt om hvordan henvendelser som sendes til kommunen blir behandlet.

Journalføring av henvendelser
Man kan henvende seg til offentlige virksomheter på flere måter. Telefonhenvendelser og e-post er greit for å gi generell informasjon, mens saker som krever et vedtak skal foretas skriftlig. Alle offentlige organer har ett felles postmottak. Alle inn- og utgående dokumenter, også e-post, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, skal som hovedregel journalføres. Journalen gir oversikt over alle saker som er og som har vært til behandling i en virksomhet, over hvem som har ansvaret for den enkelte sak og hvor lenge den har vært under behandling. Journalen er i utgangspunktet offentlig, med de unntak som finnes i lovverket (bl.a. taushetsplikt).

Saksbehandling
Når dokumentet er blitt journalført, får en saksbehandler i oppgave å svare på henvendelsen. Saken behandles i tråd med gjeldende lov- og regelverk, sedvane og skjønn. Brev som sendes til Oslo kommune skal normalt besvares i løpet av to uker. Hvis saksbehandlingen skulle ta lengre tid, skal saksbehandleren orientere om dette.

Arkivering/lagring
Alle arkivverdige dokumenter legges i et arkiv, og alle arkiver ordnes etter absolutte ordningskriterier. Alt materiale som skal bevares over lengre tid, skal arkiveres på godkjente lagringsmedier og også på papir.

Bortsetting
Arkivene gis en avgrensning i tid for å bevare orden og oversikt. Dette kalles å periodisere arkivet. Arkivmaterialet fra en enkelt arkivperiode overføres samlet til et bortsettingsarkiv. Ordningssystemet i bortsettingsarkivet skal være det samme som ble benyttet da arkivet ble skapt. I forbindelse med bortsettingsarbeidet, vurderes det om hele eller deler av arkivet senere kan kasseres, i henhold til Arkivlovens bestemmelser.

Avlevering
Oslo kommunes virksomheter avleverer sine eldre bevaringsverdige arkivsaker og data til Byarkivet. Avlevering skal normalt foretas etter 25 år.

Tilbake

Retningslinjer for arkiv

Arkivdanning

Ordliste

Faglig oppslagsverk