Oslo kommune

Byarkivet


Vår hovedside
Byhistorie
Administrasjonshistorie
Bygning og eiendom
Slektshistorie
Privatarkiver
Rettighetsdokumentasjon
Retten til innsyn
Arkivfag
Alfabetisk register

Ordliste

Aktivt arkiv	Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper.
Arkiv	Samling dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhets arbeid, og som samles som resultat av denne virksomheten. Begrepet benyttes også om oppbevaringssted for arkiv, arkivtjeneste og/eller arkivdepot.
Arkivbegrensning	Tiltak for å hindre at arkivuverdig materiale blir journalført eller arkivlagt.
Arkivdepot	Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig materiale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale, sørger for best mulig miljø for arkivmaterialet og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. Byarkivet er Oslo kommunes arkivdepot.
Arkivinstitusjon	Arkivfaglige institusjoner; har som regel ansvar for opplæring/veiledning, depot og formidling. Statlige: Riksarkivet, Statsarkivene. Oslo kommune: Byarkivet.
Arkivnøkkel	Kodesystem for bestemming av emne og arkivering av saker. Virksomheter i Oslo kommune skal bruke Felles arkivnøkkel for Oslo kommune (som ble tatt i bruk i 1996).
Arkivplan	Samlet oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en virksomhet. Den skal også inneholde bestemmelse og rutiner om hvor og hvordan dette skal finne sted.
Arkivskaper	En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet.
Arkivuverdig	Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som derfor ikke skal journalføres eller arkiveres.
Arkivverdig	Dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og som derfor skal arkiveres.
Avlevering	Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. I Oslo kommune er dette Byarkivet.
Avskrivning	Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.
Bevaringsverdig	Arkivmaterialet som det er behov for å bevare for ettertiden.
Bortsettingsarkiv	Rom for oppbevaring av arkivmateriale som er ute av daglig bruk.
Database	Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier.
Dokument	Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium.
Elektronisk arkiv	Arkiv hvor dokumenter primært er lagret elektronisk. Det mest av arkivet på papir er å anse som kopier.
Journal	Register over saksdokumenter som behandles i en virksomhet.
Journalføring	Systematisk og fortløpende loggføring/registrering av opplysninger i en journal. Alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal journalføres. Virksomhetsinterne dokumenter kan journalføres
Kassasjon	Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon. Kassasjon i Oslo kommunes arkiver skal skje i henhold til forskrift om offentlege arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og av Byarkivet.
Kopibok	Samling av kopier av alle dokumenter som er blitt produsert i virksomheten.
Lagringsmedium	Medium for lagring av informasjon. Det skal benyttes godkjent arkivbestandig lagringsmedium for all arkivinformasjon som skal bevares og avleveres.
Offentlig journal	En kopi av journalen som legges frem for allmennheten hvor opplysninger som er unntatt offentlighet er skjermet.
Ordningssystemer	Prinsipp for inndeling og rekkeordning av arkivmaterialet.
Noark	Norsk Arkivstandard. Standard for elektroniske journal- og arkivystemer i offentlig sektor.
Periodisering	Avgrensning i tid for å bevare orden og oversikt i arkivene ved bortsetting.
Restanseliste	Liste over mottatte dokumenter som ikke er avskrevet.
Sak	En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter mm. som inngår i behandlingsforløpet.
Saksdokumenter	Dokumenter som er utferdiget av, kommet inn til eller lagt frem for et forvaltningsorgan, jf.offentlighetsloven §§ 2 og 3. Alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal journalføres og arkiveres.

Tilbake

Retningslinjer for arkiv

Arkivdanning

Ordliste

Faglig oppslagsverk