Ordliste
| Aktivt arkiv | Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. |
|
Arkiv |
Samling dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhets arbeid, og som samles som resultat av denne virksomheten. Begrepet benyttes også om oppbevaringssted for arkiv, arkivtjeneste og/eller arkivdepot. |
| Arkivbegrensning | Tiltak for å hindre at arkivuverdig materiale blir journalført eller arkivlagt. |
| Arkivdepot | Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig materiale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale, sørger for best mulig miljø for arkivmaterialet og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. Byarkivet er Oslo kommunes arkivdepot. |
| Arkivinstitusjon |
Arkivfaglige institusjoner; har som regel ansvar for opplæring/veiledning, depot og formidling. Statlige: Riksarkivet, Statsarkivene. Oslo kommune: Byarkivet. |
| Arkivnøkkel | Kodesystem for bestemming av emne og arkivering av saker. Virksomheter i Oslo kommune skal bruke Felles arkivnøkkel for Oslo kommune (som ble tatt i bruk i 1996). |
| Arkivplan | Samlet oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en virksomhet. Den skal også inneholde bestemmelse og rutiner om hvor og hvordan dette skal finne sted. |
| Arkivskaper | En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. |
| Arkivuverdig | Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som derfor ikke skal journalføres eller arkiveres. |
|
Arkivverdig |
Dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og som derfor skal arkiveres. |
| Avlevering | Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. I Oslo kommune er dette Byarkivet. |
| Avskrivning | Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. |
|
Bevaringsverdig |
Arkivmaterialet som det er behov for å bevare for ettertiden. |
| Bortsettingsarkiv | Rom for oppbevaring av arkivmateriale som er ute av daglig bruk. |
| Database | Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier. |
| Dokument | Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium. |
| Elektronisk arkiv | Arkiv hvor dokumenter primært er lagret elektronisk. Det mest av arkivet på papir er å anse som kopier. |
| Journal | Register over saksdokumenter som behandles i en virksomhet. |
| Journalføring |
Systematisk og fortløpende loggføring/registrering av opplysninger i en journal. Alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal journalføres. Virksomhetsinterne dokumenter kan journalføres. |
| Kassasjon | Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon. Kassasjon i Oslo kommunes arkiver skal skje i henhold til forskrift om offentlege arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og av Byarkivet. |
| Kopibok | Samling av kopier av alle dokumenter som er blitt produsert i virksomheten. |
| Lagringsmedium | Medium for lagring av informasjon. Det skal benyttes godkjent arkivbestandig lagringsmedium for all arkivinformasjon som skal bevares og avleveres. |
| Offentlig journal | En kopi av journalen som legges frem for allmennheten hvor opplysninger som er unntatt offentlighet er skjermet. |
| Ordningssystemer | Prinsipp for inndeling og rekkeordning av arkivmaterialet. |
| Noark |
Norsk Arkivstandard. Standard for elektroniske journal- og arkivystemer i offentlig sektor. |
| Periodisering | Avgrensning i tid for å bevare orden og oversikt i arkivene ved bortsetting. |
| Restanseliste |
Liste over mottatte dokumenter som ikke er avskrevet. |
| Sak |
En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter mm. som inngår i behandlingsforløpet. |
| Saksdokumenter | Dokumenter som er utferdiget av, kommet inn til eller lagt frem for et forvaltningsorgan, jf.offentlighetsloven §§ 2 og 3. Alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal journalføres og arkiveres. |
Kulturetaten
Postboks 1453 Vika
0116 Oslo
Redaktør: Øystein Eike
ett telefonnummer
