Retten til innsyn

Det er en grunnleggende demokratisk rettighet at alle skal kunne få innsyn i kommunens arkiver. Et slikt offentlighetsprinsipp gjør det mulig å kontrollere politiske- og administrative avgjørelser, og bidrar til å sikre vår rettssikkerhet.

I utgangspunktet har altså alle rett til innsyn i forvaltningens saksbehandling og i de opplysninger og dokumenter som ligger til grunn for de avgjørelser som er tatt. Det finnes allikevel unntak.

De kommunale arkivene inneholder en stor mengde opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det er da først og fremst snakk om dokumenter som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner. Det kan være opplysninger om helseforhold, personlig økonomi, familierettslige forhold mm.  

Taushetsplikten faller vanligvis bort etter 60 år,- dvs. at opplysningens alder skal være 60 år (Forvaltningsloven § 13 c siste ledd). Når det gjelder personlige opplysninger i barnevernssaker, faller taushetsplikten bort etter 100 år. Dette gjelder også materiale som knytter seg til adopsjonssaker.

Pasientrettighetsloven gir informasjon om pasientens rett til informasjon om egen helsetilstand og helsehjelp (§ 3-2), informasjon til pasientens nærmeste pårørende (§ 3-3) og særregler om informasjon når pasienten er mindreårig (§ 3-4). 

Hvem kan få se taushetsbelagte opplysninger?
Det er mulig å søke om innsyn i dokumenter og arkiver som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Forvaltningsloven åpner for innsyn i taushetsbelagte opplysninger for to formål:

Partsinnsyn:
Enhver har rett til innsyn i opplysninger som gjelder en selv. Dersom en er part i en sak, har en altså som hovedregel rett til innsyn i sakens dokumenter. En kan da søke om partsinnsyn etter forvaltningsloven § 18. Adgangen til å gjøre seg kjent med taushetsbelagte dokumenter kan også utøves gjennom fullmektig, for eksempel advokat.

Forskningsformål:
Det er i tillegg mulig å få innsyn i taushetsbelagte opplysninger for forskningsformål, jfr. forvaltningsloven § 13 d.
Det er flere forhold som må vurderes når innsyn i taushetsbelagt materiale for forskningsformål skal avgjøres. 

Dersom en ønsker innsyn i taushetsbelagt materiale for forskningsformål, må en levere en prosjektbeskrivelse hvor en beskriver forskningsprosjektet og redegjør for hensikten med å bruke arkivmaterialet. Det stilles krav til faglig kompetanse innen relevant fagfelt; man må inneha en vitenskapelig stilling eller være viderekommen student under veiledning av person i vitenskapelig stilling.

I følge forvaltningsloven § 13 bør det ikke innvilges adgang dersom det medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser. Man må vurdere om det vil kunne være en påkjenning for dem det gjelder at en forsker har fått se personsensitive opplysninger om dem.

En forsker som får adgang til taushetsbelagt materiale, vil selv ha taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13 e. Forskeren kan ikke bringe opplysningene videre på en slik måte at de kan tilbakeføres til en bestemt person.

Byarkivet har ikke myndighet til å innvilge innsyn for forkningsformål. Det er det enkelte fagdepartement som avgjør om denne type innsyn kan innvilges. Det kreves et formelt vedtak fra departementet, og departementet kan sette vilkår. Vi gjør oppmerksom på at denne prosedyren dessverre ofte tar lang tid.

> Være skriftlig

> Inneholde tilstrekkelig med opplysninger slik at Byarkivet kan gjenfinne det materialet som det spørres etter.

> Ledsages av en skriftlig fullmakt når den som søker innsyn gjør det på vegne av andre

> Helst inneholde en presisering av hvilken hjemmel som påberopes, når den som søker innsyn mener å ha krav på opplysninger, eller mener å ha anledning til å motta opplysningene. Hjemmel vil normalt kunne være:

• Samtykke fra den registrerte
• Bestemmelse i lov
• Fagdepartementets vedtak om dispensasjon fra reglene om taushetsplikt, eks gitt med hjemmel i forvaltningsloven § 13.
• En rettslig kjennelse